הודעה על אסיפת דיירים

בניין בו 7 דירות, 6 דירות מושכרות. אני (בעלת הבית היחידה) רוצה לזמן את בעלי הדירות שחלקם מגיעים מרחוק - לאסיפה - כמה זמן מראש להודיע זה סביר? האם אפשר להודיע על קיום האסיפה בדוא״ל? האם ניתן להודיע כי האסיפה תתקיים בכל מספר דיירים ולא לקבוע תאריך נוסף בגלל שהם לא גרים במקום?