תשלומים בדיור משותף - מה מותר ומה לא

שלום, לפני מס’ חודשים עברתי לבניין שבו כל הדיירים בשכירות כמוני למעט 2 דירות. אחת השכנות, שהיא בעלת הדירה, נוהגת לצאת בבקרים ולנקות את הרחובות הסמוכים לבניין ונראה שהיא "מנהלת" את העניינים בבניין. בשיחה איתה היא ציינה בפניי שנמאס לה לממן את התחזוקה של הבניין והבנתי כי אין ועד בית כי חסר מורשה חתימה שני. לפני כמה שבועות היא הזמינה הדברה ואז דרשה תשלום מכל דירה. שילמתי. עכשיו היא שלחה דרישת תשלום של מאות שקלים מכל דירה על ה"עבודה שלה". אציין שחצר הבניין שלנו מאד מוזנחת ועיקר ה"עבודה" שלה היא לטאטא את הרחובות הסמוכים, שהם בכלל לא בשטח הבניין שלנו. אני מבינה שהיא מחפשת תעסוקה, אך לא נראה לי שאני אמורה לממן את זה. 1. האם היא יכולה לדרוש את זה? האם היא חייבת לקבל את הסכמת הדיירים מראש (אחוז מסויים) ולא לדרוש בדיעבד תשלום אחרי שהעבודה בוצעה? האם בן אדם אחד יכול להחליט על הוצאות עבור כל הדיירים? 2. מה קורה במידה וזה מבוצע בלי ועד מסודר. אני לא יודעת לאן הכסף הולך והיכן נשמר, מי שילם ומי לא ומה באמת ההוצאות האמיתיות של העבודות (כמובן שאין קבלות). מה מותר ומה אסור במקרה כזה? תודה רבה