ביקשתי לקבל עותק מחוזה החכירה

ביקשתי לקבל עותק מחוזה החירה לצורך ביצוע שמאות לקבלת משכנתא. במנהל אמרו שאין אצלם עותק והפנו אותי לטאבו, מהטאבו קיבלתי תשובה שלאחר חיפוש נרחב התיק לא נמצא. איך זה ייתכן ? מה עושים ?