הליך תקין של בקשה להיתר בנייה

שלום רב. קיבלנו מכתב ממינהל ההנדסה של העירייה, ובו בקשת להיתר בניה שהגישו שכנינו הגרים בדופלקס. הם מבקשים: תוספת שטחים בקומות חלקיות בקומה ג' ובקומה ד + גגון (על גבי מרפסות קיימות). על המכתב חתומה מהנדסת העיר. הבקשה על כל נספחיה מצויה במשרדי הוועדה המקומית לתכנון ובנייה, לעיוננו. השאלה היא: האם ההליך התקין אינו דורש שהמבקש יגיע לשכניו עם התוכניות, ויחתים אותם על התוכניות? יש לציין שהשכן הינו בעל תפקיד בכיר בעירייה. תודה רבה.